Google Apps (IV): Sites, un práctico FTP

Una de las aplicaciones prácticas de Google Sites es la de almacenar y compartir archivos al margen de la funcionalidad propia de Google Docs (también implementada en Apps). Como vemos en la imagen de arriba, cuando se crea una página nueva se tiene acceso a una página en blanco o a plantillas preconfiguradas para facilitar la disposición de los elementos como archivos preparados para su descarga o ejecución.

Teniendo en cuenta que la capacidad de almacenamiento de Google Apps es de 10 Gb, siempre que no se abuse de esta función o se haga un mantenimiento adecuado de los archivos, resulta una herramienta útil si no se dispone de un área de FTP para la transmisión de archivos. En el mundo de la publicidad, con frecuencia necesitamos remitir a medios y clientes archivos que exceden los tamaños admitidos por muchos proveedores de correo electrónico. Los ficheros de arte final para artes gráficas o documentos de multimedia son, con frecuencia, voluminosos. Por ello es mucho más fácil "subirlos" a un área privada y proporcionar al destinatario una dirección, con nombre de usuario y clave de acceso para su descarga, sin depender de las demoras y limitaciones de servidores y cuentas de correo electrónico.

Además, el uso corporativo de páginas con formato de archivador propicia una difusión controlada del material, así como mayor inmediatez a la hora de descargarlo. Si, además, cuidamos el diseño y la clasificación en carpetas de los archivos cargados a la página, siempre haremos más fácil su utilización.

Según los permisos atribuídos a los usuarios, se podrá acceder a los archivos o también subirlos o eliminarlos. Otra utilidad interesante es la posibilidad de suscribirse a los cambios que se realicen en la página, de tal manera que recibiremos cualquier actualización por correo electrónico, en lugar de andar consultando periódicamente el sitio web para comprobarlo.