Google Apps (IV): Sites, un práctico FTP

Una de las aplicaciones prácticas de Google Sites es la de almacenar y compartir archivos al margen de la funcionalidad propia de Google Docs (también implementada en Apps). Como vemos en la imagen de arriba, cuando se crea una página nueva se tiene acceso a una página en blanco o a plantillas preconfiguradas para facilitar la disposición de los elementos como archivos preparados para su descarga o ejecución.

Teniendo en cuenta que la capacidad de almacenamiento de Google Apps es de 10 Gb, siempre que no se abuse de esta función o se haga un mantenimiento adecuado de los archivos, resulta una herramienta útil si no se dispone de un área de FTP para la transmisión de archivos. En el mundo de la publicidad, con frecuencia necesitamos remitir a medios y clientes archivos que exceden los tamaños admitidos por muchos proveedores de correo electrónico. Los ficheros de arte final para artes gráficas o documentos de multimedia son, con frecuencia, voluminosos. Por ello es mucho más fácil "subirlos" a un área privada y proporcionar al destinatario una dirección, con nombre de usuario y clave de acceso para su descarga, sin depender de las demoras y limitaciones de servidores y cuentas de correo electrónico.

Además, el uso corporativo de páginas con formato de archivador propicia una difusión controlada del material, así como mayor inmediatez a la hora de descargarlo. Si, además, cuidamos el diseño y la clasificación en carpetas de los archivos cargados a la página, siempre haremos más fácil su utilización.

Según los permisos atribuídos a los usuarios, se podrá acceder a los archivos o también subirlos o eliminarlos. Otra utilidad interesante es la posibilidad de suscribirse a los cambios que se realicen en la página, de tal manera que recibiremos cualquier actualización por correo electrónico, en lugar de andar consultando periódicamente el sitio web para comprobarlo.

Google Apps (III): Un vistazo rápido a "Sites"

Nos centramos en la parte más novedosa y práctica de Google Apps, ya que las otras aplicaciones (correo, documentos y calendario) son similares a las que se pueden utilizar con una simple cuenta de Gmail y funcionan de la misma forma, sólo que en un un entorno "corporativo".

Google Sites es una sencilla aplicación online para crear lo que podríamos denominar una intranet, aunque con la posibilidad de hacerla pública, por lo que podríamos crear igualmente una web. Pero las limitaciones de diseño nos llevan a centrarnos en sacar partido de esta aplicación como intranet de uso corporativo; para crear una web de imagen para el público en general creemos conveniente hacerlo por otros medios, dejarlo en manos de los profesionales de la creación de páginas web y sacar partido de las herramientas avanzadas de un alojamiento y diseño profesionales.

Las herramientas de diseño web de Google Sites son muy reducidas y a la vez fáciles de utilizar. Es cierto que los que tengan unos conocimientos básicos de html pueden acceder al diseño de cada página desde el código, lo que puede ayudar a corregir errores, enriquecer el contenido o, siendo prácticos, a clonar páginas copiando y pegando directamente el código (algo recomendable cuando necesitamos crear páginas que tienen contenidos muy similares).

A la hora de crear una página tenemos unas plantillas predefinidas (en la imagen de arriba): Con frecuencia iremos directamente a la página en blanco, aunque podemos ir a una página prediseñada a dos columnas; tenemos también opciones para realizar una página de noticias/anuncios, archivador (repositorio de documentos) y lista. Estos diseños propician que los usuarios, según los privilegios que tengan, añadan o editen datos, noticias y archivos. En un entorno de colaboración esto es muy práctico, ya que no es necesario editar la web para añadir contenido, sino utilizar los formularios a nuestro servicio para hacerlo.

Las herramientas de Google Sites nos ayudan a ubicar las páginas en el mapa del sitio, así como a configurar un menú lateral con accesos directos y a crear links por el método de "rastro de migas". Todo es muy estándar y poco configurable desde el punto de vista del estilo, si bien Sites pone a nuestro servicio plantillas de estilo o temas que podemos personalizar a nuestro gusto. Seguiremos hablando de esta herramienta en sucesivos artículos.

Google Apps (II): Dominio y usuarios

El primer paso que se nos obliga a dar cuando nos damos de alta en GoogleApps, es la asociación de nuestro sitio principal a un dominio. La opción es clara: usar un dominio existente y asociarlo a GA, o dar de alta uno nuevo a través de Google por 10$USA (unos ocho euros al cambio actual).

Nosotros lo intentamos con un dominio propio que sólo se utiliza para el correo electrónico y, pese a los repetidos intentos, no hubo manera de que GA lo verificara. Después de casi dos semanas (tiempo más que razonable para dicha migración), decidimos que por diez dólares no merecía la pena demorar más el proyecto, por lo que dimos de alta otro dominio que, automáticamente, se asoció a nuestro sitio GA y se activó de forma inmediata. Es, por tanto, una solución más que recomendable. Al fin y al cabo, y como ya hemos mencionado antes, esta aplicación nos servirá para una web corporativa de colaboración o intranet, no tanto para una web promocional (se trata de un servicio web que no permite php ni MySql, muestra importantes limitaciones de diseño y restringe el uso avanzado del html).

Como vemos en la imagen, sólo se nos permite elegir entre cinco tipos de dominio: com, org, net, info y biz; el buscador nos ayudará a conocer la disponibilidad o no del nombre que deseamos para nuestro sitio GA.

Una vez registrado el dominio (para lo que tendremos que introducir todos nuestros datos y hacer un pago electrónico), hay que dar de alta la cuenta principal o de administrador, con la que se administrará todo el dominio y desde la que se podrán dar de alta las demás cuentas de usuario. Salvo en los casos de GA para comunidades educativas y ONGs, el número de cuentas actualmente está limitado a cincuenta. En una pequeña empresa lo consideramos suficiente: si hay necesidad de invitar a alguien, se le puede preguntar si tiene una cuenta Google o Gmail, y se puede compartir con ese visitante el contenido que deseemos. Y si no la tiene, es fácil darse de alta.

Como hemos mencionado, cada cuenta de usuario dispone de los 7Gb de Gmail para su correo electrónico, además de una capacidad de almacenamiento de unos 5.000 documentos y de una cuenta de Calendar. El administrador determinará los privilegios de cada usuario (o invitado, si está fuera de nuestro dominio): si será administrador, colaborador o simple lector de los sitios que construyamos.

¿Cuál es la ventaja de generar una intranet con las herramientas de GoogleApps? Sin duda, la rapidez y la facilidad con la que podemos crear un ámbito de colaboración, donde compartir inmediatamente documentos, hojas de cálculo, presentaciones, listas, calendarios, información... Un administrador con conocimientos medios de html puede exprimir las posibilidades de Google sites (como veremos más adelante).

Turorial de registro del dominio y alta de usuarios en GoogleApps

Google Apps (I)

Pese a que conocíamos esta herramienta de Google desde hacía tiempo, no nos hemos animado a utilizarla hasta hace poco. Personalmente pensaba que disponía de muy poco tiempo para dedicárselo, así que lo fui dejando hasta un día en que necesité crear rápidamente un sitio web en el que colocar información práctica y actualizada para nuestra red comercial.

GoogleApps propone diferentes soluciones para empresas, centros docentes y organizaciones, así como a sus respectivos integrantes (un punto de partida más que interesante especialmente para grupos de trabajo con escasos recursos para crear un sitio en Internet). Las diferencias entre estas opciones son muy pocas, quizá que en unos casos el número de cuentas está limitado a 50 (de 7Gb), y en otros casos no hay límite. Todas son gratuitas, pero existe una modalidad de pago que incluye importantes extras: 25Gb para cada cuenta de correo electrónico, un API para integrar Google Apps con la infraestructura propia, añadir funcionalidades, migraciones de correo, seguridad extra, soporte y nuevos servicios.

Sin embargo, para una "solución online de urgencia" como la que hemos utilizado en Propaga para experimentar (y como caso práctico), no es necesario comprar la versión Premium de pago (además, a 50$USA la cuenta, creemos que es una opción carísima). La versión standard, además de las 50 cuentas de usuario/correo, incluye GoogleDocs, GoogleCalendar, GoogleSites, GoogleTalk y, con el tiempo más y mejores funciones; de todo esto iremos hablando con detalle en sucesivos artículos.

Lo primero que hemos hecho ha sido, directamente desde GoogleApps, registrar un dominio (por el que sí hemos pagado 10$USA como cuota anual). El intento de asociar un dominio que ya teníamos registrado con otro proveedor y que estimábamos conveniente utilizar para esta aplicación, no ha dado resultado -pese a seguir las instrucciones de Google y a recibir la ayuda del proveedor-. Sin embargo, el alta del dominio de Apps es casi inmediata, aunque digan que tarde unas 48 horas en hacerse efectiva.

Es verdad que nunca veremos nuestros sites como www.misitio.com/... que sería la forma ideal de organizarlo; el dominio sirve fundamentalmente para tener una URL corta con la que acceder fácilmente a nuestro sitio. En su lugar, se nos redirecciona a una URL del tipo http://sites.google.com/a/misitio/sitio1/inicio.

En principio el trabajo del administrador será configurar GoogleApps para un uso común (cuentas de usuario/correo, personalización del dominio, apariencia, determinar la cuenta del administrador, hacer los sitios públicos o restringidos, etc.). Pienso que Google debería mejorar el panel de control, a veces uno se pierde navegando entre las diferentes pestañas y opciones, aunque no es difícil ni misión imposible configurarlo; lo más importante es que no se necesitan conocimientos avanzados de aplicaciones o diseño web para crear nuestra cuenta y nuestro sitio.

Una advertencia: no intentemos hacer con esta herramienta una web de imagen comercial, puesto que en ese sentido tiene unos recursos muy limitados. La finalidad es hacer uno o varios sitios web de colaboración, un espacio donde gestionar la información y compartirla, donde podemos establecer áreas de carácter público para que los visitantes conozcan nuestro trabajo y poner a su disposición documentos, fotografías, mapas, información. Nunca sustituirá a una web promocional, pero será de gran ayuda para una labor en equipo.

En próximos capítulos iremos comentando las herramientas principales de GoogleApps: correo, sites, chat, docs, calendar...