Google Apps (I)

Pese a que conocíamos esta herramienta de Google desde hacía tiempo, no nos hemos animado a utilizarla hasta hace poco. Personalmente pensaba que disponía de muy poco tiempo para dedicárselo, así que lo fui dejando hasta un día en que necesité crear rápidamente un sitio web en el que colocar información práctica y actualizada para nuestra red comercial.

GoogleApps propone diferentes soluciones para empresas, centros docentes y organizaciones, así como a sus respectivos integrantes (un punto de partida más que interesante especialmente para grupos de trabajo con escasos recursos para crear un sitio en Internet). Las diferencias entre estas opciones son muy pocas, quizá que en unos casos el número de cuentas está limitado a 50 (de 7Gb), y en otros casos no hay límite. Todas son gratuitas, pero existe una modalidad de pago que incluye importantes extras: 25Gb para cada cuenta de correo electrónico, un API para integrar Google Apps con la infraestructura propia, añadir funcionalidades, migraciones de correo, seguridad extra, soporte y nuevos servicios.

Sin embargo, para una "solución online de urgencia" como la que hemos utilizado en Propaga para experimentar (y como caso práctico), no es necesario comprar la versión Premium de pago (además, a 50$USA la cuenta, creemos que es una opción carísima). La versión standard, además de las 50 cuentas de usuario/correo, incluye GoogleDocs, GoogleCalendar, GoogleSites, GoogleTalk y, con el tiempo más y mejores funciones; de todo esto iremos hablando con detalle en sucesivos artículos.

Lo primero que hemos hecho ha sido, directamente desde GoogleApps, registrar un dominio (por el que sí hemos pagado 10$USA como cuota anual). El intento de asociar un dominio que ya teníamos registrado con otro proveedor y que estimábamos conveniente utilizar para esta aplicación, no ha dado resultado -pese a seguir las instrucciones de Google y a recibir la ayuda del proveedor-. Sin embargo, el alta del dominio de Apps es casi inmediata, aunque digan que tarde unas 48 horas en hacerse efectiva.

Es verdad que nunca veremos nuestros sites como www.misitio.com/... que sería la forma ideal de organizarlo; el dominio sirve fundamentalmente para tener una URL corta con la que acceder fácilmente a nuestro sitio. En su lugar, se nos redirecciona a una URL del tipo http://sites.google.com/a/misitio/sitio1/inicio.

En principio el trabajo del administrador será configurar GoogleApps para un uso común (cuentas de usuario/correo, personalización del dominio, apariencia, determinar la cuenta del administrador, hacer los sitios públicos o restringidos, etc.). Pienso que Google debería mejorar el panel de control, a veces uno se pierde navegando entre las diferentes pestañas y opciones, aunque no es difícil ni misión imposible configurarlo; lo más importante es que no se necesitan conocimientos avanzados de aplicaciones o diseño web para crear nuestra cuenta y nuestro sitio.

Una advertencia: no intentemos hacer con esta herramienta una web de imagen comercial, puesto que en ese sentido tiene unos recursos muy limitados. La finalidad es hacer uno o varios sitios web de colaboración, un espacio donde gestionar la información y compartirla, donde podemos establecer áreas de carácter público para que los visitantes conozcan nuestro trabajo y poner a su disposición documentos, fotografías, mapas, información. Nunca sustituirá a una web promocional, pero será de gran ayuda para una labor en equipo.

En próximos capítulos iremos comentando las herramientas principales de GoogleApps: correo, sites, chat, docs, calendar...